La Integración de los archivos

Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentación y personal.

De estos elementos, es primordial en los archivos la documentación, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal están destinados a contener y manejar los citados documentos.

El local: Una serie de condiciones y requisitos debe llenar el destinado al archivo, y aun cuando los especialistas habrán de satisfacerlos, es necesario que el archivista tenga una idea general sobre este particular;

El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades del local. El local destinado al Archivo debe tener un área ideal de forma rectangular, y desechar la de escasa anchura y mucha longitud, o una serie de pequeñas superficies de forma irregular, los archivos tienen dos principales enemigos que son el: incendio y la humedad.

De tal manera, el local debe garantizarlos contra ese doble peligro, y de ahí que las condiciones de construcción, sus instalaciones y su situación deben tender a evitar los males anotados. El cemento armado, los pisos asfálticos, las instalaciones ocultas, el equipo metálico, la conveniente calefacción y ventilación, casi anulan estos peligros.

El polvo es otro enemigo de los papeles que debe evitarse a todo trance, para cuyo fin se dispone de aparatos de succión; en la construcción están abolidos los ángulos de los salones, que deben ser curvos.

En cuanto a la iluminación, la natural es la mejor, y en el caso de emplear la artificial, esta debe ser en cantidad suficiente, sin reflejos, sin sombras y con buena difusión de la luz, lo que se logra con una distribución simétrica de los focos luminosos en número y wattaje necesarios.

La temperatura y ventilación no son simple cuestión de higiene, pues en la actualidad esta demostrado que tienen intima relación con el rendimiento y eficiencia de los empleados; además influyen grandemente en la conservación de los documentos.

La decoración debe evitar todo aquello que favorezca la acumulación de polvo, para emplear materiales que reúnan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.

Los ruidos son un problema en la instalación de la oficina de archivo, los provocan, principalmente las maquinas y el crecimiento de las poblaciones; aislar las primeras hasta donde sea posible y el empleo de materia especiales en los techos, paredes y pisos, que en una menor fatiga nerviosa de los archivistas.

En conclusión: El local destinado al archivo debe tener como condición primordial, la necesaria accesibilidad para el publico o para los empleados – según su índole – facilitando comodidad en el estudio o la consulta de los documentos.


EL MOBILIARIO Y EQUIPO

Los muebles más importantes e imprescindibles en el archivo, son tres; el Archivero, el Tarjetero y el Estante.

El Archivero: Es un mueble, seccional o archivero moderno, tiene al frente de cada gaveta, en el ángulo superior izquierdo – en sitio visible – un porta Marbete destinado a la colocación de la inscripción, alfabética o numérica, o combinadas, de su contenido exterior.

El tarjetero o caja clasificadora para tarjetas de los catálogos es semejante a la gaveta de los archiveros, pero reducida en su tamaño ya que en el interior tiene 127×76 mm, que son las dimensiones más generalmente usadas en las tarjetas de las cédulas de catalogación .

Las Cajas archivadoras: En tamaño carta u oficio, según el caso, tiene en su lomo los espacios para las anotaciones correspondientes a su colocación y contenido; en su interior habrán de colocarse los expedientes en numero de tal, de acuerdo con su capacidad y el grueso de los mismos expedientes.

Las Tablillas o Pastas Archivadoras tienen el mismo objeto que las cajas; están formadas por tres hojas de cartón o tres tablillas que se articulas mediante cintas o acordeones para construir un “Atado” de expedientes.

El empleo de las cajas Archivadoras es indispensable para que los expedientes tengan una ordenada colocación en los estantes. Si en algunos archivos se aplican los sistemas propios de expedientes en movimiento, crecimiento y desarrollo, y se usan los estantes y las cajas o pastas, se presentaran muy serias dificultades por el continuo cambio de expedientes de caja en caja, o de atado, y aun de estante o anaquel a anotaciones de las lomeras.

Personal de los archivos: Técnico en la materia, o sea en la Archivonomia, debe ser el archivista. Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.


La documentación

Es el elemento más importante entre los que integran los Archivos, la Archivonomia y sus técnicas están destinadas a aquella. El local, con todas las condiciones de rigor, el mobiliario y equipo con sus especiales características, las instalaciones con sus requisitos, el personal con adecuada preparación y los sistemas y métodos con su organización están al servicio de los DOCUMENTOS, que son el objetivo primordial de los archivos.

La documentación como ciencia, según Otlet, se divide en cinco grandes ramas: Bibliografía, Biblioteconomía, Enciclopedia, Archivistita y Museográfia, pero, para los fines de nuestra materia, la Archivonomia, debemos considerarla como un aspecto de la Archivistita, de modo que sólo nos toca tratar los puntos de la Administración de los archivos, la documentación es el material al que se aplicaran, los conocimientos contenidos en este libro. Para tal objeto, se origina, por una parte, en lo que llamamos correspondencia.

La documentación tiene una gran variedad de nombres, de formas y de características. Así hay documentación oficial, de mercantil, industrial financiera, contable, particular, etc., etc., con muy diversos nombres: oficio, acuerdo, circular, informe, dictamen, trascripción, carta, minuto, escritura, factura, cheque, balance, gráfica, etc.

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