División de los archivos

Los archivos se dividen y subdividen:

  1. Por su organización:
    1. Archivos centrales
    2. Archivos locales

    Los Archivos centrales: Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la tramitación hecha por las diversas dependencias.

    Los Archivos locales: Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria. Los archivos Locales son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

  2. Por sus asuntos
    1. Archivos generales
    2. Archivos parciales

    Los Archivos generales: Contienen todo genero de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien a unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus Archivos Locales en proceso de información.

    Los Archivos parciales: Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

  3. Por la documentación que contienen:
    1. Archivos oficiales
    2. Archivos especiales
    3. Archivos particulares

    Los Archivos oficiales: Contienen documentos de las instituciones públicas o gubernamentales.

    Los Archivos especiales: Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades.

    Los Archivos particulares: Contienen documentos de las personas o familias.

  4. Por su destino:
    1. Archivos públicos
    2. Archivos privados
    3. Archivos secretos

    Los Archivos públicos: Pueden ser consultadas por las personas que la deseen llenando los requisitos que establezcan sus reglamentos de funcionamiento.

    Los Archivos privados: Están al servicio exclusivo de la institución a la que pertenezcan, y su consulta esta limitada a sus funcionarios y empleados.

    Los Archivos secretos: Son aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial, están destinados a usos exclusivos.

  5. Por el método empleado en su manejo:
    1. Archivos directos
    2. Archivos indirectos

    Archivos directos: Son lo que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

    Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y presión de los catálogos para la localización y consulta de expedientes.

    Esta condición de Archivos directos e indirectos, depende de método aplicado en su clasificación.

  6. Por la calidad o cantidad de documentos:
    1. Archivos cuantitativos
    2. Archivos cualitativos

    Los Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentación.

    Los Archivos cualitativos: Son de gran cantidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.

    En un archivo pueden existir ambas condiciones de cantidad y calidad.

  7. Por la asignatura empleada:
    1. Archivos numéricos
    2. Archivos alfabéticos

    Esta división y subdivisión es resultado del empleo de los signos representados por las letras del alfabeto, o de los números arábigos, en los diversos sistemas de clasificación documentaria.

    Las letras y las cifras se emplean separadamente o combinadas.

La integración de los archivos